もしあなたが、

  • 専用のメール共有システム(ソフト)の”違い”を知りたい
  • 仏のメールソフトで、他のメンバーとメールを共有する方法を探している
  • メール対応のトラブルを解消したい、もっと効率化したい
  • 無料で使えるメール共有システムを探している

どれか1つでも当てはまるなら、この記事がお役に立てるはずです。

これからメール共有システム(ソフト)について、導入メリット」や「主要3サービスの比較」などをお伝えしていきます。

メール共有システム(ソフト)とは?

メール共有システム(ソフト)とは、顧客からの問い合せメールなどを複数のメンバーで共有・一元管理することで、メール対応の抜け漏れ・二重対応などを防ぐツールです。

グループメール、問い合わせ管理システムなどと呼ばれることもあります。

メール対応でこんな悩みありませんか?

ネットショップでは、お客様から問い合わせのメールがたくさん届きますよね。

特に月曜日など、休日明けには「大量のメールに回答して一日が終わってしまった…」という経験がある方も多いのではないでしょうか?

そんなメール対応業務ですが、たった一つのミスでクレームになったりお客様が離脱してしまったり、と大きなトラブルにもなります。

よくあるミスは、問い合わせメールの「二重対応」「返信漏れ」「誤送信」などがあります。

また、このようなミスがなかったとしても、関係者にメールを転送、口頭で説明、社内チャットで共有、など問い合わせ対応に関わるコミュニケーションコストが莫大に発生しています。

 

「なんで、こんな単純なミスが起きるのか…」

「本当は、もっと営業活動に時間を使いたいのに…」

 

こう思う経営者や管理者の方もいると思います。

ではなぜ問い合わせのメール対応業務でミスが発生したり、生産性が低いのでしょうか?

メール対応でミスが起きる原因は?

その原因は、個人用のメールソフトにあります。

多くのネットショップでは、今だにOutlook、Thunderbird、Becky、Gmailなどを問い合わせ対応業務に使っています。

 

問い合わせメールが届いたら、メールを転送し、BCCで共有し、返信し終わったらメールを別のフォルダへ移行する。

これらの処理をメンバー全員が行っています。

また、GmailなどのWebメールであれば一つのアカウントを複数人で共有するので、BCCに入れてメールを共有する必要はなくなりますが、誰がどの問い合わせメールを対応をしているのかは分からないままです。

 

このように一つの問い合わせメールを処理すると言っても、複数のメンバーが関わると対応状況が分からない為、メールの二重対応や対応漏れなどが起きてしまうのです。

 

メール共有システムで問い合わせを一言管理

そこで、ネットショップなど問い合わせメールを複数のメンバーで対応する時に使われるのが、メール共有システム(ソフト)です。

メール共有システムを使えば、誰がどのメールに対応をしているのかがリアルタイムで共有されます。

さらには、システムがミスを防止したり、対応の質やスピードを上げるためのサポートをしてくれたり、と問い合わせのメールをより効果的に対応できるようになっています。

 

最近ではネットショップだけでなく、旅館、士業、ITクラウドサービス、企業向けの営業チームなど、あらゆる業種で使われています。
もしあなたが、まだ個人用のメールソフトを使っているなら、すぐにメール共有システムの導入を検討してください。

すぐに悩みが解決され、生産性がアップするでしょう。

 

①もう見逃さない!メールの対応漏れをなくす機能

一つ目は、「メールの対応漏れ」が解消されることです。

 

メール共有システム(ソフト)では、誰がどのメールに対応してどんな状況なのかを共有するだけでなく、ステータス(未対応、対応済み、保留など)を管理するからです。

なので、どの問い合わせが未対応なのか対応済みなのか、が一目瞭然なので、対応が漏れることがありません。

 

実際に、導入したネットショップに話を聞くと、それまで週に数件発生していた対応漏れによるクレームが、すぐにゼロ件になった、と言います。(クレームになっていないだけで、対応漏れによる返信遅れはもっと発生していたと言います。)

②やっちまった・・・メールの二重対応を回避する機能

二つ目は、「メールの二重対応」が解消されることです。

 

というのも、他のメンバーが返信しようとしているメールを返信しようとするとアラートを出したり、そもそも返信ボタンが押せなくなったり、と二重対応を防止する機能が備わっているからです。

③仕事を効率化するためのその他の頼れる機能

そして三つ目は、「メール対応の効率化、生産性アップ」です。

 

問い合わせ対応業務やカスタマーサポートでは、いかに効率化をするかを求められていますよね。

メール共有システム(ソフト)を使えば、メール作成スピードのアップから、社内コミュニケーションの効率化、各メンバーごとの生産性の可視化によるマネジメントなど、効率化・生産性アップをサポートしてくれます。

 

具体的には、「全員で共有できるテンプレート機能」「コメント機能」「対応処理スピードの計測」「承認機能」など様々な機能が効率化を促進してくれます。
なので、メールの対応漏れや二重対応をなくすのは当たり前で、いかに効率化・生産性を上げてくれるのか?

という視点でツールを選ぶと良いでしょう。

 

メール共有ソフトの人気3社を徹底比較

さて、ここまでメール共有システム(ソフト)とは何か、そしてどんな効果・メリットがあるのか、について解説してきました。

ここでは、実際にどのメール共有システム(ソフト)が良いのか?というのを徹底比較ていきます。

参考にする時のポイントとしては、どれが良い悪いではなく、どれが自社の目的に合っているか?という視点で選ぶとよいでしょう。

なぜなら、各システムもメールを共有・管理するという基本機能はあり、その上で特徴があるからです。